Description du poste

Chef des projets et de l'administration

À propos de JustWorld International

Fondé en 2003, JustWorld a pour but de fournir aux cavaliers un moyen de contribuer à briser le cycle de la pauvreté en soutenant des programmes d'éducation, de soins de santé et de nutrition soigneusement contrôlés pour les enfants du monde entier. Depuis, des milliers d'ambassadeurs de plus de 40 pays se sont engagés à "monter pour la cause" et à aider JustWorld à accomplir sa mission de diverses manières. Des entreprises et des événements équestres du monde entier soutiennent les efforts de JustWorld, et l'instance dirigeante du sport équestre mondial, la FEI, a approuvé JustWorld en déclarant l'organisation comme partenaire caritatif officiel. En 2022, JustWorld contribue à améliorer quotidiennement la vie de près de 10 000 enfants démunis dans le monde.

JustWorld International est une organisation caritative 501(c)(3) aux États-Unis et les dons déductibles des impôts sont acceptés aux États-Unis. JustWorld International n'a aucune affiliation politique ou religieuse.

Résumé

Sous la responsabilité du directeur exécutif, le chef des projets et de l'administration fait partie de l'équipe de direction de l'organisation. Ce poste repose sur deux piliers principaux : en tant que chef de projet, vous superviserez la gestion des projets de JustWorld International et en tant que chef de l'administration, vous assurerez l'efficacité des fonctions financières de l'organisation et vous excellerez dans la gestion des opérations quotidiennes avec un état d'esprit stratégique.

En collaboration avec le directeur exécutif, le chef des projets et de l'administration joue un rôle clé dans le développement et l'exécution des processus organisationnels, des politiques, des responsabilités, d'une structure de rapport efficace et des meilleures pratiques qui guident JustWorld International dans la réalisation de sa mission. Vous serez impliqué dans la planification, l'évaluation et les initiatives de développement professionnel, ainsi que dans le mentorat des nouveaux membres de l'équipe. 

Responsabilités par fonction

Gestion financière

• Travailler avec le directeur exécutif pour déterminer le budget annuel et développer le processus de planification des recettes afin d'assurer la croissance continue de l'organisation.
• Gérer, analyser et rendre compte des évaluations et prévisions mensuelles et trimestrielles des performances financières de l'organisation par rapport aux objectifs financiers et opérationnels.
• Superviser les rapports financiers et de gestion à court et à long terme, suivre les progrès et les changements et tenir la haute direction informée de la situation financière de l'organisation.
• Gérer le traitement quotidien des comptes débiteurs et créditeurs et produire les rapports demandés.
• Rapprocher les activités mensuelles avec l'aide du comptable afin de produire les rapports de fin d'année et de répondre aux exigences en matière de fiscalité.
• Collaborer avec le responsable de la collecte de fonds et du développement pour maintenir, développer et contrôler tous les systèmes et procédures de collecte de fonds et de comptabilité. Saisir l'ensemble des promesses de dons, des factures et des reçus, ainsi que l'enregistrement de toutes les transactions de recettes, recommander et mettre en œuvre des améliorations stratégiques du système actuel.
• Préparer tous les documents pour l'audit annuel/le dépôt du 990 : questionnaire annuel et liste des documents requis, tests de variance, examen de la gestion, tests de fraude et contrôles internes. Assurer la liaison avec les auditeurs externes et le directeur exécutif ; le comité des finances du conseil d'administration ; évaluer tout changement nécessaire.

Gestion de projet

• S'assurer que tous les paiements récurrents liés au projet sont effectués à temps et que les preuves de paiement sont bien organisées et remises aux comptables.
• Travailler avec le gestionnaire de projet et de programme pour s'assurer que tous nos partenaires de projet existants se conforment aux rapports mensuels, trimestriels et annuels tout en respectant le protocole d'accord.
• Collaborer avec le gestionnaire de projet et de programme afin de développer et d'exécuter un processus de rapport efficace pour les partenaires de projet de JustWorld International, qui est conforme au rapport annuel et aux responsabilités financières de l'organisation.
• En collaboration avec le directeur exécutif et le gestionnaire de projets et de programmes, vous êtes toujours à l'affût de nouvelles opportunités de projets et d'expansion, qui soutiennent la croissance et le développement stratégiques de l'organisation.

Ressources humaines et excellence opérationnelle

• Gérer les ressources humaines et le respect de la réglementation en ce qui concerne l'administration des salaires, des rémunérations, des congés, de l'assurance maladie, des indemnités journalières et d'autres avantages.
• Recueillir et gérer les informations concernant les nouveaux participants, les bénévoles et le personnel, les renouvellements et les mises à jour annuelles.
• Gérer les paiements par carte de crédit des employés en collaboration avec les comptables.
• Gérer et accroître l'efficacité des services d'appui (RH, gestion de bureau et tenue des dossiers financiers) en améliorant chaque fonction ainsi que la coordination et la communication entre les fonctions d'appui et les fonctions de programme.
• En collaboration avec le directeur exécutif, il développe les capacités du personnel, gère les performances avec cohérence et dans le respect de normes professionnelles élevées, et suscite l'engagement du personnel du programme à l'égard des priorités stratégiques, quotidiennes et pédagogiques. 
• Contribuer à la planification stratégique à court et à long terme afin d'élaborer et de maintenir les politiques de l'organisation.
• Participer à la coordination, à la gestion et à l'administration de la collecte de fonds et d'autres événements spéciaux. 
• Gérer les accords avec les fournisseurs de services. 
• Maintenir les archives et les dossiers administratifs de JustWorld International.

Gestion des risques

• Superviser les besoins de l'organisation en matière d'assurance, y compris la couverture, les renouvellements, les audits et les exigences.
• Veiller au respect des directives gouvernementales, réglementaires, d'accréditation et d'autorisation.
• Surveiller les questions de sécurité et de responsabilité et conseiller le directeur exécutif sur les procédures optimales à mettre en œuvre pour minimiser les risques.

Exigences du poste

L'éducation

• BA (MA est un plus) diplôme universitaire en commerce et gestion, administration des affaires ou expérience professionnelle équivalente.

Connaissances et expérience

• Expérience avérée en matière de gestion financière.
• Expérience dans l'utilisation et la compréhension de QuickBooks et des rapports.
• Excellentes compétences informatiques et maîtrise d'Excel, de Word, d'Outlook et d'Access.
• Excellentes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Excellentes compétences interpersonnelles, ouverture à la direction, style de travail collaboratif et engagement à accomplir le travail. 
• Expérience en matière d'audit, de fiscalité, de conformité, de budget et de développement des ressources pour les organisations à but non lucratif.
• Faire preuve d'ingéniosité pour fixer des priorités, proposer de nouveaux moyens de réaliser des gains d'efficacité et orienter les investissements dans les personnes et les systèmes.
• Avoir fait preuve de leadership et de vision dans la gestion du personnel et des grandes initiatives.
• Capacité à déléguer des responsabilités de manière efficace, souci du détail et du suivi.
• Grande aisance à travailler dans un environnement flexible et dynamique.
• Qualités personnelles d'intégrité, d'honnêteté, de synergie, de crédibilité et d'engagement envers la mission de JustWorld International.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à jwinfo@justworldinternational.org